Referat fra styremøte i Trondheims gruppen mandag 11. mars 2013
Disse møtte i LA2Ts lokaler Lialøkken kl.19:00
Styret:
Håvard, LB9RE, Møteleder
Tor, LA3WAA, nestleder
Jon, LA1ZLA, sekretær
Helene, LB1KF, kasserer
Ingar, LA4CKA, styremedlem
Willy, LA6HNA, styremedlem
Bjørn, LA1UW, varamedlem
Stein-Olav, LA9QV, varamedlem
Avtroppende styre:
Sverre, LA9TK
Forfall: Rolf, LA7JBA
Saker:
2013-03-1; Konstituering av nytt styre
Nytt styre ble konstituert av Håvard, LB9RE som angitt. Sverre, LA9TK, møtte som avtroppende kasserer med overlevering av denne funksjonen til Helene.
2013-03-2; Avhending fra forrige styre
Sverre, LA9TK overleverte koffert med regnskap, andre dokumenter, kontanter, nøkkelkort, postboksnøkler for 929 og filer på minnepinne. Status for regnskapet ble gjennomgått.
2013-03-3; Sist styremøte
Ingen saker fra forrige styret videreføres.
2013-03-4; Oppgaver for styret
Styret diskuterte oppgavene for styret i det kommende året og følgende ble notert:
Leder; Leder gruppen i aktiviteter og gruppens styremøter.
Har ansvar for agenda for møtene og aktivitetene.
Rekruttering er viktig og har fokus på dette. Tar kontakt med de ca. 20 som har meldt seg ut.
Nestleder; Stedfortreder for leder.
Har oppgaven med avtaler for våre utestasjoner på fjell og åser.
Sekretær; Utfører de praktiske og administrative oppgavene i styret.
Skriver årsmeldingen til NRRL og Brønnøysund registrene.
Innhenter og sender inn rapporten fra sambandskomiteen.
Oppdaterer møtekalenderen på hjemmesiden.
Setter opp plan for QST-Trøndelag.
Forbereder Generalforsamlingen med alle rapporter og sender ut innkallingen.
Tar referat fra styremøtene og medlemsmøtene og redigere versjoner for hjemmesiden.
Kasserer; Holder orden på pengene og betaler regningene.
Oppdaterer medlemslisten og holder oversikten over utdelte adgangskort.
Lager månedlig regnskap i forkant av styremøtene.
Lager årsregnskapet.
Betaler husleien og strømregningen, ny framgangsmåte for betalingen etableres i samarbeid med avholdslaget.
Styremedlemmer; Deltar i styrets arbeid. Påtar seg spesielle oppgaver etter behov.
Varamedlemmer; Deltar i styrets arbeid. Påtar seg spesielle oppgaver etter behov.
2013-03-5; Ledere for komiteene
Følgende ledere for komiteene ble oppnevnt:
Huskomiteen; Willy, LA6HNA
Stasjonskomiteen; Wilhelm, LA4IC, forespørres
Sambandskomiteen; Odd, LA3XMA, forespørres
Repeaterkomiteen; Stein-Olav, LA9QV
QSL; Håvard, LB9RE
WEB; Liv, LA4YW, forspørres
2013-03-6; Økonomi
Regnskapet føres over til ADMIN123. Program anskaffes til kr 1250,- inkludert MVA. Aksjon Helene, LB1KF og Tor, LA3WAA.
Ny bankkonto opprettes i DnB. Nytt kontonummer er 1503.34.42294. Fullmakt disponeres av styreleder og kasserer. Aksjon Håvard, LB9RE.
Regningen til NetCom for Ruten er ubetalt og purres. Aksjon Tor, LA3WAA.
Krav om kontingent sendes ut snarest. Aksjon Helene, LB1KF.
QSL porto til NRRL, kr 500,- sendes NRRL. Aksjon, Helene, LB1KF.
Husleie og strøm, neste kvartalsbetaling er i april. Aksjon, Helene, LB1KF.
2013-03-7; Årsrapport til Brønnøysundregistrene
Rapporten ble signert av det nye styret. Bjørn, LA1UW tar kopi til Jon, LA1ZLA.
Årsrapport, nye lover, referat fra GF og innkalling sendes NRRL. Aksjon Jon, LA1ZLA.
Årsrapport fra sambandsaktivitetene sendes inn til NRRL.
2013-03-8; Sambandsmidler
Søknad om sambandsmidler for 2013 sendes NRRL innen 15/3. Aksjon Håvard, LB9RE.
2013-03-9; Telelosji Estenstadmarka og andre steder hos Telenor
Det er Yara som håndterer telelosji på steder drevet av Telenor, inkludert Norkring. Kontakt er etablert og avtale for Liaåsen er nært forstående. Tilsvarende avtale etableres for Oppdal. Aksjon Tor, LA3WAA.
2013-03-10; Møteplaner for styret og gruppen
Etter diskusjon om passende møtetider for styret ble det vedtatt å flytte møtene til første onsdag i måneden, unntatt sommermånedene, juli og august.
Møteplan for styret;
3. april, 8. mai, 5. juni, (21. august), 4. september, 2. oktober, 6. november, 4. desember.
Møteplanen for gruppen er klar fram til sommeren. Førstkommende møte fikk et justert innhold.
2013-03-11; Eventuelt
Postboksen avvikles og det settes opp postkasse med hengelås på stativet ved veien.
Ny adresse er; Bratsbergveien 246, 7036 Trondheim. Huskomiteen ordner med oppsett av postkasse, inntak av post og posthylle i stua. Aksjon, Willy, LA6HNA.
Adresseoppdateringer utføres av Jon, LA1ZLA.
De nye lovene er sendt ut til styret,sjekk for eventuelle feil. Lovene legges deretter ut på hjemmesiden.
Neste møte er onsdag 3. april, kl 19:00 på Lialøkken.
For styret
Håvard, LB9RE